La principale qualité des entrepreneurs à succès, dans tous les domaines, est leur capacité à garder le focus sur les aspects les plus importants de leur entreprise, et ce, presque en tout temps. C’est d’oublier le bruit ambiant et de rester concentré sur l’objectif, malgré l’abîme qui pourrait s’ouvrir sous leurs pieds et leur rôle d’homme-orchestre (ou de femme-orchestre).
La réaction de plusieurs, afin de garder leur attention au bon endroit, est de délaisser la comptabilité et l’administration. Les conséquences peuvent être doublement graves, puisqu’on se prive d’information cruciale sur l’entreprise tout en augmentant le risque de manquer aux exigences gouvernementales. D’autres entrepreneurs, au contraire, passent beaucoup trop de temps dans leur paperasse et auraient avantage à se libérer du temps pour créer de la valeur.
La comptabilité, c’est comme une chemise qui a besoin de repassage. Elle a besoin de 5 minutes d’attention avec la bonne technique pour être présentable, pas 40 minutes. Mais omettre de la repasser pour sauver du temps entraîne une catastrophe vestimentaire.
Ma chemise interstellaire, pour illustrer le propos.
Pour sauver du temps et limiter nos changements de contextes, nous désirons faire 3 choses, dans l’ordre:
1) Simplifier les activités
2) Condenser les activités
3) Automatiser (ou déléguer) les activités
Voici quelques trucs pour sauver du temps, de la part d’un comptable, qui est aussi un entrepreneur qui tient en horreur sa propre paperasse :
1. Normaliser les processus
Certains pourraient croire que l’organisation du travail est réservée aux personnes cartésiennes et rigoureuses. Chez Le Chiffre, nous travaillons avec tous les types d’entrepreneurs, et je peux vous confirmer que les personnes créatives qui structurent leur administration ont généralement beaucoup plus de succès en affaires que leurs pairs. Coucher les processus sur papier et les faire systématiquement, c’est décharger son esprit de tout ce qui pourrait l’encombrer et lui demander un effort de mémoire. C’est essentiel pour avoir une énergie créative productive. De plus, c’est aussi le moyen d’avoir de l’information financière disponible; savoir quelle est la profitabilité de l’entreprise, quelles sont les dettes ou quel argent s’en vient dans le compte bancaire procure une paix d’esprit qui permet de prendre des meilleures décisions.
Il n’est pas nécessaire d’avoir 5 comptes bancaires dans deux institutions différentes, deux cartes de crédit personnelles afin d’aller chercher des points, un compte PayPal, un compte Square, une petite caisse (vraiment, en 2017 !). Inutile, aussi, d’avoir des transactions personnelles qui passent dans le compte courant, des dépenses d’entreprise qui passent sur la carte personnelle, des manigances en comptant pour votre argent de poche, des transactions d’échange de service. La créativité devrait être reléguée à votre offre de service ou de produit, pas à votre administration.
Il peut être utile de dessiner ses flux administratifs pour simplifier la compréhension de tout le monde. Vos processus devraient être clairs et compris par tous les intervenants, en voici des exemples :
- Les factures doivent toutes être acheminées à l’adresse comptabilité@compagnie.com
- Les demandes de remboursement des employés doivent absolument être faites par courriel et sous un format standard.
- Les dépenses de moins de 500$ doivent être payées par la carte de crédit principale de la compagnie.
- Les feuilles de temps doivent être remplies dans un format standard selon des critères préétablis.
- Les achats doivent absolument avoir un bon de commande et les factures doivent être associées à la réception de la marchandise avant d’être payées.
- Les comptes de dépense sont payés une fois par mois, le 3e vendredi du mois.
En normalisant le processus, il vous est possible de simplifier grandement la tâche de tous, et de voir moins la comptabilité comme un casse-tête.
2. Questionner la matérialité
Dans le monde entrepreneurial, tout est une question de priorité. Si vous passez 1 heure à faire de la paperasse, c’est 1 heure de moins à travailler sur la croissance. Les conséquences d’un manque de priorisation sont fatales. Il est donc crucial de comprendre les risques et les enjeux de faire (ou d’omettre) une action pour l’administration de son entreprise.
Lorsqu’on parle de matérialité, on parle du risque associé à une transaction. Par exemple, charger la mauvaise taxe sur une facture de 10$ a beaucoup moins de conséquence que sur un projet de 10 000$. Aussi, une facture de 10 000$ pour une entreprise de 10M$ de chiffre d’affaires en a moins que pour sa voisine qui vend pour 100 000$ annuellement. L’objectif d’une bonne vérification de la comptabilité est d’éliminer les erreurs systématiques et les erreurs dommageables, de façon matérielle, pour l’entreprise.
Par exemple, vous pourriez avoir perdu un reçu et avoir votre comptable sur le dos qui vous demande votre justificatif. À moins de réclamer la TPS/TVQ, une trace bancaire est souvent suffisante pour justifier une dépense d’entreprise. De plus, pour les dépenses de moins de 20$, il n’est même pas nécessaire d’avoir les pièces justificatives pour réclamer les taxes de vente.
Ce simple courriel à son comptable :
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Bonjour,
Je ne garde pas mes reçus de stationnement, peux-tu t’assurer de les comptabiliser lorsque tu les vois passer dans mon compte d’entreprise? Je n’utilise que ce dernier pour des dépenses admissibles. Peux-tu faire la même chose avec mes repas sur la route, mes dépenses de taxi, mes menues dépenses de fournitures de bureau. En fait, pour tout ce qui est en bas de 20$, je ne garde pas le reçu, mais je vais m’assurer de les faire passer sur les cartes de compagnies.
Au plaisir,
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Au même titre, vos employés ou vos collègues devraient être capables de prendre des décisions mineures sans passer par vous. Par exemple, la politique de retour sur de la marchandise brisée pourrait être très claire et l’employé pourrait émettre un remboursement de moins de 100$ sans obtenir d’approbation. Ainsi, l’entrepreneur, et l’employé évitent de perdre du temps sur des décisions qui ont peu d’impact sur l’organisation.
Il est possible d’étendre cette philosophie pour les paiements à vos fournisseurs. Je vous suggère de privilégier deux seules façons de payer ceux-ci, par carte de crédit ou par virement. Tout ce qui est en bas de 500$ devrait être payé par carte, sans exception. Le temps de traitement de ce genre de payable est plus dommageable pour votre entreprise que le fonds de roulement que vous gagnez en retardant ces paiements. Considérez ce qui est matériel et essayez de simplifier le reste!
3. Structurer les intervenants
Les capacités cognitives de l’être humain sont limitées, et changer de contexte épuise votre cerveau. Vous devriez accomplir des actions en lot au lieu d’au compte-goutte pour gagner en efficacité.
Une bonne manière d’arriver à se libérer du temps, au niveau administratif, est d’être ferme avec les intervenants externes. Par exemple, je vois certains entrepreneurs sortir le chéquier dès qu’on leur demande un paiement. C’est une erreur, les fournisseurs rechignent rarement à être payé une date fixe, ils désirent surtout avoir l’assurance du paiement. Ainsi, vous pouvez mieux contrôler vos flux de trésorerie, mais aussi venir condenser votre attention.
Voici un exemple de message à envoyer à un fournisseur:
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Bonjour,
Merci de me contacter pour le paiement de votre facture. Nous procédons au paiement de nos fournisseurs le 3e vendredi de chaque mois, et nous nous assurerons de payer les factures en souffrance selon notre entente de paiement. Merci d’envoyer vos factures impayées à comptabilité@macompagnie.com
Au plaisir,
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C’est la même chose pour votre comptable, voici un autre exemple de message à envoyer à celui-ci :
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Bonjour,
Je souhaite avoir mes états financiers préliminaires le 15 du mois suivant. Pourrais-tu m’envoyer un seul courriel, avant le 8, avec tous les éléments sur lesquels tu as des questions? Je m’assurerai de te donner l’ensemble des réponses avant le 10.
Au plaisir,
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Le but de cette intervention est de choisir le moment et la façon dont nous voulons être rejoints. Si vous êtes plus du style téléphone, fixez un rendez-vous téléphonique à un moment précis pour régler les problèmes en suspens.
4. Automatiser vos tâches
L’ordinateur peut nous aider grandement à accomplir l’ensemble des tâches qui n’ont pas de valeur ajoutée dans votre organisation.
Un premier exemple est de mettre des règles de classement automatique dans votre boîte courriel. Presque tous les gros fournisseurs vous donnent la possibilité de recevoir vos factures par courriel, et ceci devrait être une exigence. Le papier est encombrant, ne peut se lire en OCR (reconnaissance visuelle) et vous demandera probablement de le numériser de toute façon. Les factures devraient être traitées comme des pourriels, à la différence que le classeur dans lequel ils doivent finir n’est pas votre corbeille, mais un dossier de factures. Il est facile de faire des règles automatiques d’archivage pour certaines d’entre elles. Certains entrepreneurs considèrent que de savoir toutes les factures qui entrent dans la compagnie est une forme de contrôle des dépenses. Le contrôle devrait se faire à la sortie et en analyse ! Prenez le temps, chaque mois, d’analyser 1-2 postes de dépense et de questionner la pertinence des sommes que les composent. Choisissez le moment et l’endroit où vous désirez faire des points de contrôle, ne laissez pas les autres déterminer quand vous devez intervenir.
Une autre façon simple d’automatiser votre administration est l’application de règles de classement à même votre logiciel comptable. Ainsi, des transactions comme des frais bancaires ou des transactions récurrentes d’un fournisseurs de logiciels peuvent être comptabilisés sans même l’intervention humaine. La plupart des logiciels cloud vous permettent de mettre en place de telle règle, en plus d’importer automatiquement les transactions bancaires sur lesquelles ces règles s’appliqueront.
Votre temps est précieux, archiver automatiquement la paperasse vous aidera considérablement.
L’auteur de ces lignes, qui automatise sa boîte courriel.
5. Travailler de concert avec son comptable
Trop d’entrepreneurs travaillent en parallèle avec leur comptable au lieu de travailler de concert. En résumé, l’entrepreneur accomplit un travail hors comptabilité afin d’avoir de l’information pour son entreprise, sans maximiser des logiciels qui lui permettraient d’avoir accès à l’information.
De son côté, le comptable fait sa magie noire de professionnel en fin d’année, ou en fin de mois pour la tenue de livres. Tout le travail de classification qui a été fait par l’entrepreneur est souvent repris en double. De plus, les exercices de planification financière et de budgétisation, fait sur des fichiers Excel hors comptabilité, ne sont mêmes pas comparés.
Les logiciels infonuagiques permettent d’arrêter de faire le travail en double. L’entrepreneur fait sa facturation directement dans l’application, sans que le comptable n’ait à faire d’écritures. Tout l’exercice de classification, qu’il soit fait par l’entrepreneur ou le comptable, sert à l’analyse des deux partis. Les budgets peuvent être entrés directement dans le logiciel et comparés aux résultats réels. L’entrepreneur peut sortir ses rapports quand il en a besoin, et n’est pas à la merci de son comptable pour aller chercher de l’information cruciale.
Règle générale, vous devriez essayer au maximum d’incorporer les intervenants directement dans vos systèmes, que ce soient vos clients, vos fournisseurs, vos sous-traitants ou vos employés, afin d’éviter les pertes de temps et les inefficiences.
6. Déléguer
Les gens performants adorent être en contrôle, et le plus parfait contrôle sur une tâche est de la faire soi-même. Comme statué, cependant, le temps de l’entrepreneur est précieux et celui-ci devrait mis en priorité sur des activités à haute valeur ajoutée pour son entreprise.
Posez-vous la question, à une certaine taille, s’il est encore pertinent pour vous d’accomplir ce genre de tâches :
- Faire la tenue de livres de son entreprise
- Rédiger les offres de service
- Accomplir la facturation
- Approuver les feuilles de temps
- Répondre aux questions administratives du comptable
Êtes-vous le goulot d’étranglement pour que certaines tâches administratives s’accomplissent? Par exemple, peut-être que des employés de votre entreprise ont besoin d’avoir une approbation de votre part pour les comptes de dépense et accumulent de la frustration d’être remboursé seulement 2 mois plus tard.
Laisser ses employés prendre des décisions par eux-mêmes pour des décisions qui sont peu matérielles peut être très bénéfique pour vous et pour leur sentiment d’implication. Par exemple permettre à vos employés, selon une politique claire, de faire des remboursements pour des plaintes sans passer par vous permettrait à tout le monde de gagner du temps, tout en augmentant de très peu votre risque.
Exigez que seule l’information importante se rende à vous.
7. Utiliser des applications
Inutile de vous dire que la technologie peut nous aider de beaucoup. Évidemment, il existe une multitude d’applications pour accomplir nos différents besoins d’affaires, ils sont innombrables et parfois interchangeables. Nous en utilisons beaucoup, mais notre préférence au niveau des systèmes comptables se situe dans Xero ou QBO. Des entreprises avec des besoins simples peuvent se servir d’un seul de ces logiciels, sans jamais avoir recours à Excel ou à Word, de façon intégrée pour l’ensemble de leur fonction comptable.
Pour soutenir ces logiciels comptables, nous utilisons aussi des applications de lecture OCR comme Receipt Bank, de soumission de comptes de dépense comme Expensify, de paiement de fournisseurs comme Plooto, etc.
Dites-vous que dans une ère où la formule Software-as-a-service (SaaS) explose, la plupart des besoins d’affaires d’une entreprise sont couverts par une application. À partir du moment où une tâche est chronophage, il serait intéressant de se renseigner sur ce qui existe sur le marché, et qui s’intègre avec vos systèmes actuels.
Conclusion
Pour conclure, en tant qu’entrepreneur, vous devez absolument prendre le contrôle de votre temps, sinon il prend vite le contrôle de vous. Ne pas le faire peut avoir la fâcheuse conséquence d’arriver à la fin de la semaine sans avoir rien accompli, et les heures de travail supplémentaires s’accumulent le soir et la fin de semaine, à des moments où vous ne pouvez pas être dérangés. La comptabilité ne devrait pas être un fardeau si lourd à porter, parole d’un entrepreneur qui passe très peu de temps sur celle-ci.
