Une transition de système ratée peut facilement devenir un cauchemar pour une entreprise, peu importe sa taille. Pourtant, quand il s’agit d’une migration cloud, ce qui apparaît souvent comme une tâche titanesque est beaucoup moins ardue qu’elle ne pourrait paraître. Dans les dernières années, nous avons aidé à migrer plus d’une centaine de compagnies vers des systèmes infonuagiques, et voici les 4 marches à suivre avant d’entamer une transition bien réussie :
Jean Gabriel, qui se prépare à une transition vers le cloud.
1. Rangez votre maison
Soyons clairs, la technologie n’est pas un baume pour des processus déficients. En fait, plus nous essayons d’éliminer l’interaction humaine, plus de flexibilité nous perdons au profit de l’efficacité. Une transition technologique montrera au jour toutes les carences de vos processus.
Par exemple, une commis-comptable peut corriger une erreur de classification dans l’entrée de données par un vendeur ou entrer manuellement des feuilles de temps pour des employés en retard, mais l’ordinateur n’aura pas cette flexibilité. Vous connaissez l’adage : « Garbage in, garbage out. »; il en sera de même de votre comptabilité si vous ne prenez pas le soin d’avoir les meilleures pratiques à la source de l’entrée de données.
En somme, la technologie nous oblige à revoir nos processus à la source pour qu’ils soient les bons, au lieu d’appliquer des pansements à la comptabilité. Le cloud ne remplacera pas vos processus déficients, mais il vous incitera à les revoir.
2. Faites l’analyse de votre besoin d’affaires
Il est recommandé de faire le tour de vos grands processus d’affaires pour voir de quelle façon ceux-ci seront remplacés. Voici un tableau en exemple pour une entreprise de service :
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Ancienne méthode |
Méthode cloud |
| Facturation |
– Les offres de services sont produites sur Word par l’adjointe. Elles sont envoyées à l’associé qui les envoie au client.
– Les offres de services signées sont imprimées et placées pour classement dans le pigeonnier de la comptabilité
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– Les offres de services sont générées sur un système cloud directement par l’associé après avoir rempli un questionnaire
– Les offres de services signées électroniquement sont automatiquement transférées par API au logiciel comptable
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| Payables |
– Les factures sont imprimées et placées dans un dossier pour la comptabilité.
– Deux fois par mois, le comptable fait la saisie dans le système comptable
– Des chèques sont imprimés 2 fois par mois par la comptabilité
– Le décideur signe les chèques et ils sont ensuite postés |
– Les factures courriel sont transférées à une adresse courriel pour être numérisées automatiquement. Les factures papier sont prises en photos.
– Les justificatifs sont traités par OCR, vérifiés par le comptable et transférés au système comptable
– Les paiements sont faits en ligne, le décideur approuve les décaissements. |
Vous comprenez le principe. Faire un bon éventail de tous les processus d’affaires nous permettra de mener à bien notre transition, sans rien oublier. Ceci nous permettra également d’analyser s’il est vraiment nécessaire de procéder à un changement.
3. Testez les produits
Toutes les applications « Software as a service » (SaaS) qui se respectent offrent des essais gratuits, allant généralement de 14 à 30 jours. Prenez le temps d’essayer les différentes fonctionnalités et d’imaginer leur interaction avec vos processus et systèmes actuels. Ces tests vous permettront d’éviter d’opter pour un produit qui n’est pas assez mature pour votre entreprise, ou qui ne répond pas à votre besoin. C’est un processus qui prend du temps, mais cet effort est un excellent investissement pour éviter de mauvaises surprises.
Dans le cas où vous voudriez réduire votre risque ou votre implication en temps, il existe des firmes (bonjour) qui ont fait ces essais avec des dizaines de compagnies et connaissent l’ensemble des enjeux que vous pourriez rencontrer. Leur connaissance de la technologie et de la chose comptable vous permet d’éviter des pièges et d’accélérer votre processus d’implémentation.
4. Migrez par étape
Ainsi, il n’est pas nécessaire de remplacer tout ce qui est fait manuellement du jour au lendemain. Parfois, une approche par étape peut demander moins de ressources à l’entreprise et venir amener des gains substantiels rapidement.
Par exemple, remplacer votre système comptable désuet pour lequel vous ne payez plus les mises à jour depuis 2011 par un système comptable n’a pas énormément d’impact sur l’ensemble des acteurs de votre compagnie. Cependant, c’est la première étape vers une flexibilité qui vous permettra de migrer, une à une, les activités chronophages de la compagnie. Migrer vers le cloud ne signifie pas instaure un système SAP avec 18 modules, la flexibilité d’une PME nous permettra de réduire les implications immédiates du changement.
De plus, la plupart des compagnies qui offrent des solutions cloud offrent un soutien à la migration, souvent gratuit. Renseignez-vous directement auprès d’eux.
Conclusion
Si vous pensez que la technologie cloud est ce qu’il vous faut pour votre entreprise, accomplir la transition n’est qu’une question de temps et de priorité. Faire le pas demande une bonne préparation, et rien ne sert de précipiter celle-ci sans avoir fait une bonne analyse. Fort heureusement, le cloud ouvre une porte qui ne se referme pas, et la flexibilité des logiciels en formule SaaS vous permettra de profiter des fonctionnalités les plus récentes, et vous donner le goût de pousser encore plus loin l’excellence administrative.
